15 marca 2022 roku musieliśmy poinformować INSTALPLAST, że cena realizacji powinna wzrosnąć o 600 tys. zł – ponad 10% wartości kontraktu. Przyczyną była gwałtowna zmiana sytuacji na rynku stali po ataku Rosji na Ukrainę.
Dwa dni później podpisaliśmy umowę. Dlaczego inwestor zdecydował się kontynuować współpracę mimo tak znaczącej zmiany ceny na ostatnim etapie negocjacji?
Nowa hala produkcyjna i niełatwy punkt wyjścia
INSTALPLAST to polski producent systemów rurowych z tworzyw sztucznych. Planowana inwestycja obejmowała budowę hali produkcyjnej wraz z dwupoziomowym biurowcem.
Nie uczestniczyliśmy jednak w przedsięwzięciu od samego początku. Projekt został przygotowany przez inne biuro projektowe, związane z konkurencyjnym generalnym wykonawcą. Co więcej, w momencie prowadzenia konkursu ofert wniosek o pozwolenie na budowę wciąż oczekiwał na rozpatrzenie w starostwie.
Oznaczało to, że wybór nowego generalnego wykonawcy wiązał się dla inwestora z dodatkową niewiadomą. Zaproponowaliśmy istotne optymalizacje konstrukcyjne, które pozwalały obniżyć koszt realizacji. Ich wprowadzenie wymagało jednak zakwalifikowania zmian jako nieistotnych przez głównego projektanta.
Pierwszy test zaufania
Z punktu widzenia inwestora sytuacja nie była oczywista. Z jednej strony otrzymał korzystniejszą finansowo propozycję realizacji inwestycji. Z drugiej – jej pełne wykorzystanie wymagało współpracy z projektantem związanym z wykonawcą, który ostatecznie nie miał realizować hali. Nie było pewności, jak sprawnie przebiegnie formalne zatwierdzenie zmian zaproponowanych przez nas.
INSTALPLAST zdecydował się jednak zaakceptować to ryzyko. Korzyść wynikająca z zaproponowanych optymalizacji przeważyła przy wyborze wykonawcy.
Ostatecznie kwestia została rozwiązana bez większych komplikacji. Nieformalnie ustalenia zamknięto jeszcze przed podpisaniem umowy. Formalne zatwierdzenie nastąpiło później, na etapie oświadczenia kierownika budowy o zakończeniu robót, kiedy główny projektant zakwalifikował wprowadzone zmiany jako nieistotne. Był to pierwszy moment, w którym inwestor musiał zaufać nowemu partnerowi i jak się później okazało – nie ostatni.
Od pierwszej oferty do sześciu godzin negocjacji
Pierwszą ofertę na realizację inwestycji przedstawiliśmy 21 stycznia 2022 roku. W kolejnych tygodniach powstały trzy jej aktualizacje. Był to naturalny efekt doprecyzowywania zakresu, rozwiązań oraz warunków przyszłej współpracy.
11 lutego 2022 roku INSTALPLAST wybrał CS Construction jako generalnego wykonawcę. Nie oznaczało to jednak końca rozmów. Po wyborze oferty rozpoczęły się właściwe negocjacje umowy. Jedno z kluczowych spotkań negocjacyjnych trwało około sześciu godzin.
Nie chodziło już wyłącznie o uzgodnienie poszczególnych pozycji kosztorysu. Obie strony musiały dokładnie określić zakres odpowiedzialności, warunki realizacji i zasady przyszłej współpracy. Właśnie wtedy, gdy negocjacje zmierzały do końca, wydarzyło się coś, czego wcześniej nie można było uwzględnić w kalkulacji.
24 lutego 2022 roku
24 lutego 2022 roku Rosja rozpoczęła inwazję na Ukrainę. Dla realizowanej inwestycji miało to bardzo konkretną konsekwencję techniczną i finansową. Ukraina była wówczas ważnym źródłem dostaw blach płaskich wykorzystywanych do produkcji blachownic stanowiących podstawę projektowanej konstrukcji stalowej hali.
Łańcuch dostaw został gwałtownie zaburzony. Ceny stali zaczęły rosnąć w tempie, które praktycznie uniemożliwiało utrzymanie wcześniejszych kalkulacji.
Dla nas oznaczało to poważny problem. Inwestor wybrał już ofertę, a negocjacje umowy były na finiszu. Jednocześnie skala zmian cen materiałów sprawiała, że realizacja kontraktu na wcześniejszych warunkach oznaczałaby stratę niemożliwą do udźwignięcia. Trzeba było wrócić do rozmowy o pieniądzach w najgorszym możliwym momencie.
600 tys. zł różnicy tuż przed podpisaniem umowy
15 marca 2022 roku przestawiliśmy zaktualizowaną ofertę. Cena realizacji musiała wzrosnąć o 600 tys. zł, czyli o ponad 10% wartości kontraktu. W takiej sytuacji łatwo stracić zaufanie budowane przez kilka tygodni negocjacji. Szczególnie kiedy podwyżka pojawia się już po wyborze wykonawcy i tuż przed podpisaniem umowy.
Nie ukrywaliśmy dodatkowych kosztów w innych pozycjach kosztorysu. Sytuacja została przedstawiona wprost – wraz z jej rynkowymi przyczynami i konsekwencjami dla inwestycji.
Zamiast szukać pretekstu do zakończenia współpracy, szukaliśmy rozwiązania, które pozwoli ją kontynuować. 17 marca 2022 roku, dwa dni po przedstawieniu konieczności rewizji ceny, umowa została podpisana. Ten moment najlepiej pokazuje znaczenie relacji pomiędzy inwestorem a generalnym wykonawcą.
Zaufanie w procesie budowlanym nie oznacza bowiem przekonania, że podczas realizacji nic się nie zmieni. Przy wielomilionowej inwestycji, trwającej wiele miesięcy i zależnej od sytuacji rynkowej, takie założenie byłoby po prostu nierealne.
Znacznie ważniejsze jest to, jak wykonawca zachowuje się wtedy, gdy wcześniejszych założeń nie da się już utrzymać.
Wyższa cena była dopiero pierwszym skutkiem kryzysu
Problem nie kończył się jednak na kosztach materiału. Zerwanie dotychczasowego łańcucha dostaw sprawiło, że trzeba było zmienić również samo rozwiązanie konstrukcyjne.
Pierwotna koncepcja zakładała wykorzystanie blachownic. W nowych realiach dostępność odpowiednich blach płaskich stała się jednak problemem. Konstrukcję nośną hali trzeba było więc przeprojektować z wykorzystaniem profili gorącowalcowanych. Zmiana oznaczała między innymi zwiększenie tonażu stali.
Zmienił się również sposób pracy nad konstrukcją. W normalnych warunkach projektant może najpierw opracować rozwiązanie optymalne pod względem technicznym i ekonomicznym, a następnie zamówić odpowiedni materiał.
Tutaj kolejność trzeba było praktycznie odwrócić. Najpierw należało ustalić, jaki materiał jest rzeczywiście dostępny na rynku, a następnie zaprojektować konstrukcję tak, aby można było z niego wykonać halę.
Inwestor musiał zaakceptować zarówno zmianę ceny, jak i zmianę rozwiązania konstrukcyjnego. W obu przypadkach decyzje były konsekwencją sytuacji, której żadna ze stron nie mogła przewidzieć w momencie rozpoczęcia konkursu ofert.
Budowa mogła ruszyć
Prace budowlane trwały do 24 listopada 2022 roku. W trakcie realizacji pojawiła się jeszcze jedna zmiana zakresu. Nadzór budowlany wymagał wykonania utwardzenia terenu wokół każdego wyjścia oraz bramy z hali. Zakres prac zewnętrznych trzeba było więc rozszerzyć względem pierwotnych założeń.
Tym razem nie był to już jednak kryzys porównywalny z sytuacją z początku inwestycji. Dodatkowy zakres został uzgodniony i wykonany w ramach osobnego zlecenia.
Dobrego wykonawcę poznaje się wtedy, gdy pierwotny plan przestaje działać
Cena, zakres oraz termin są podstawą decyzji inwestycyjnej. Jednak nawet najbardziej szczegółowa oferta nie wyeliminuje wszystkich zdarzeń, które mogą wystąpić pomiędzy pierwszą kalkulacją a zakończeniem budowy.
W tym przypadku poważny problem pojawił się jeszcze przed podpisaniem umowy. W ciągu kilku tygodni zmieniły się zarówno ekonomiczne, jak i techniczne założenia dotyczące jednego z najważniejszych elementów obiektu.
Można było próbować bronić wcześniejszych ustaleń za wszelką cenę. Można było również ukrywać konsekwencje zmian albo przerzucać odpowiedzialność na drugą stronę.
CS Construction i INSTALPLAST wybrały inne rozwiązanie: otwartą rozmowę o problemie i wspólne szukanie sposobu na kontynuowanie inwestycji. To dlatego transparentność jest tak ważna w relacji inwestora z generalnym wykonawcą. Nie daje gwarancji, że w trakcie budowy nie pojawią się problemy. Daje natomiast inwestorowi coś znacznie bardziej realnego: partnera, który problemu nie ukryje, przedstawi jego konsekwencje i będzie szukał rozwiązania. Przy inwestycji wartej kilka milionów złotych taka przewidywalność potrafi być równie ważna jak liczba znajdująca się na ostatniej stronie oferty.
Planujesz budowę hali i chcesz wiedzieć nie tylko, ile może kosztować inwestycja, ale również jakie ryzyka warto przewidzieć przed jej rozpoczęciem? Skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy założenia Twojego projektu i pokażemy, na co warto zwrócić uwagę jeszcze przed wyborem generalnego wykonawcy.
